一、目的

為加強(qiáng)低值易耗物品的采購(gòu)與管理，嚴(yán)格控制公司費(fèi)用開(kāi)支，特制定本制度，并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后發(fā)布執(zhí)行。

二、低值易耗品范圍

本辦法管理低值易耗品范圍為公司辦公用品、印刷品、勞動(dòng)保護(hù)品及機(jī)械五金配件、福利用品、生產(chǎn)設(shè)備配件材料、機(jī)械輥筒發(fā)外維修加工等。其他物品根據(jù)公司特性可列入該管理范圍。

三、管理規(guī)定

公司采購(gòu)部為低值易耗品之采購(gòu)管理部門(mén)。財(cái)務(wù)部為核算監(jiān)督部門(mén)。公司設(shè)立物品明細(xì)帳和庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行管理。

四、物品的采購(gòu)、入庫(kù)

物品采購(gòu)流程：采購(gòu)申購(gòu)——庫(kù)存核查——采購(gòu)批準(zhǔn)——采購(gòu)詢價(jià)——價(jià)格及供應(yīng)商核準(zhǔn)——采購(gòu)實(shí)施——登記入庫(kù)——費(fèi)用報(bào)銷。

1、 凡公司或部門(mén)需要采購(gòu)物質(zhì)，必須由使用人填寫(xiě)申購(gòu)單，申購(gòu)單上應(yīng)寫(xiě)清楚所申購(gòu)物品的貨號(hào)名稱、型號(hào)規(guī)格、品牌、單位、數(shù)量、用途（寫(xiě)在備注欄內(nèi)）——注意事項(xiàng)（寫(xiě)在其它事項(xiàng)欄內(nèi)），由倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行庫(kù)存核查確認(rèn)，并在部門(mén)批核欄簽名，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交采購(gòu)部作價(jià)格咨詢，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商后實(shí)施采購(gòu)。

2、 采購(gòu)員必須建立一份完整的《合格供應(yīng)商一覽表》并及時(shí)補(bǔ)充新的合格供應(yīng)商，該表應(yīng)包含供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、提供產(chǎn)品或服務(wù)的名稱等信息，《合格供應(yīng)商一覽表》必須經(jīng)過(guò)采購(gòu)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方能生效。

3、 公司常用的物品應(yīng)該選擇1-2家有實(shí)力、服務(wù)好、性價(jià)比高的供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，以便爭(zhēng)取個(gè)好的供貨價(jià)格和服務(wù)。

4、 單件物品超過(guò)1000元以上的部分特殊產(chǎn)品的采購(gòu)，必須先要求供應(yīng)商按照公司的統(tǒng)一格式填寫(xiě)《報(bào)價(jià)單》經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，《報(bào)價(jià)單》上要寫(xiě)明該供應(yīng)商的名稱、電話、聯(lián)系人姓名。一般性的物品由采購(gòu)員在采購(gòu)經(jīng)理核準(zhǔn)的《合格供應(yīng)商一覽表》選擇供應(yīng)商，可以不事前核價(jià)而先實(shí)施采購(gòu)。

5、 常用物品公司可以備有一定數(shù)量的安全庫(kù)存，并實(shí)施每月一次的集中采購(gòu)，安全庫(kù)存必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能有效。每月底由倉(cāng)庫(kù)或行政人員依據(jù)總經(jīng)理核準(zhǔn)的安全庫(kù)存等相關(guān)規(guī)定制定采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由采購(gòu)進(jìn)行集中采購(gòu)。

6、 采購(gòu)部實(shí)施采購(gòu)應(yīng)堅(jiān)持“貨比三家，比質(zhì)比價(jià)，擇優(yōu)采購(gòu)”的原則，不得謀取私利。

7、 采購(gòu)資料的保存，由采購(gòu)部建立和歸檔供應(yīng)商的所有資料。

8、 采購(gòu)實(shí)施后，須辦理入庫(kù)手續(xù)，并憑發(fā)票或收據(jù)、入庫(kù)單、申購(gòu)單、報(bào)價(jià)單等按照公司規(guī)定的流程向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)報(bào)銷或月結(jié)，只有滿足以上條件，并且是采購(gòu)經(jīng)理簽字審批的《合格供應(yīng)商一覽表》里的供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部才能給予報(bào)銷或月結(jié)，否則一切責(zé)任有財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。

9、 發(fā)外加工或維修的機(jī)械五金配件都必須填寫(xiě)《申購(gòu)單》，并在《申購(gòu)單》內(nèi)注明是首次外發(fā)加工，還是返修，是否需要支付加工費(fèi)用。

10、 所有發(fā)外加工件在加工完成辦理入庫(kù)手續(xù)時(shí)，對(duì)該物品要單獨(dú)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)注外加工的日期、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系電話、聯(lián)系人姓名等，若因外發(fā)工件太小，或不方便記錄太多信息，則至少要在工件上做一個(gè)編號(hào)，并在筆記本上留下上述詳細(xì)的信息，以便于以后出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系保修等方面的事宜。