一、目的

為加強低值易耗物品的采購與管理，嚴格控制公司費用開支，特制定本制度，并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準后發(fā)布執(zhí)行。

二、低值易耗品范圍

本辦法管理低值易耗品范圍為公司辦公用品、印刷品、勞動保護品及機械五金配件、福利用品、生產(chǎn)設備配件材料、機械輥筒發(fā)外維修加工等。其他物品根據(jù)公司特性可列入該管理范圍。

三、管理規(guī)定

公司采購部為低值易耗品之采購管理部門。財務部為核算監(jiān)督部門。公司設立物品明細帳和庫存統(tǒng)計表進行管理。

四、物品的采購、入庫

物品采購流程：采購申購——庫存核查——采購批準——采購詢價——價格及供應商核準——采購實施——登記入庫——費用報銷。

1、 凡公司或部門需要采購物質(zhì)，必須由使用人填寫申購單，申購單上應寫清楚所申購物品的貨號名稱、型號規(guī)格、品牌、單位、數(shù)量、用途（寫在備注欄內(nèi)）——注意事項（寫在其它事項欄內(nèi)），由倉庫進行庫存核查確認，并在部門批核欄簽名，報請總經(jīng)理批準后，交采購部作價格咨詢，擇優(yōu)選擇供應商后實施采購。

2、 采購員必須建立一份完整的《合格供應商一覽表》并及時補充新的合格供應商，該表應包含供應商的名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、提供產(chǎn)品或服務的名稱等信息，《合格供應商一覽表》必須經(jīng)過采購經(jīng)理簽字批準方能生效。

3、 公司常用的物品應該選擇1-2家有實力、服務好、性價比高的供應商簽訂長期合作協(xié)議，以便爭取個好的供貨價格和服務。

4、 單件物品超過1000元以上的部分特殊產(chǎn)品的采購，必須先要求供應商按照公司的統(tǒng)一格式填寫《報價單》經(jīng)采購經(jīng)理簽字批準后方可執(zhí)行，《報價單》上要寫明該供應商的名稱、電話、聯(lián)系人姓名。一般性的物品由采購員在采購經(jīng)理核準的《合格供應商一覽表》選擇供應商，可以不事前核價而先實施采購。

5、 常用物品公司可以備有一定數(shù)量的安全庫存，并實施每月一次的集中采購，安全庫存必須經(jīng)過總經(jīng)理批準方能有效。每月底由倉庫或行政人員依據(jù)總經(jīng)理核準的安全庫存等相關(guān)規(guī)定制定采購計劃，經(jīng)部門主管審核，總經(jīng)理批準后，由采購進行集中采購。

6、 采購部實施采購應堅持“貨比三家，比質(zhì)比價，擇優(yōu)采購”的原則，不得謀取私利。

7、 采購資料的保存，由采購部建立和歸檔供應商的所有資料。

8、 采購實施后，須辦理入庫手續(xù)，并憑發(fā)票或收據(jù)、入庫單、申購單、報價單等按照公司規(guī)定的流程向財務部申請報銷或月結(jié)，只有滿足以上條件，并且是采購經(jīng)理簽字審批的《合格供應商一覽表》里的供應商，財務部才能給予報銷或月結(jié)，否則一切責任有財務部負責。

9、 發(fā)外加工或維修的機械五金配件都必須填寫《申購單》，并在《申購單》內(nèi)注明是首次外發(fā)加工，還是返修，是否需要支付加工費用。

10、 所有發(fā)外加工件在加工完成辦理入庫手續(xù)時，對該物品要單獨進行標識，標注外加工的日期、供應商名稱、聯(lián)系電話、聯(lián)系人姓名等，若因外發(fā)工件太小，或不方便記錄太多信息，則至少要在工件上做一個編號，并在筆記本上留下上述詳細的信息，以便于以后出現(xiàn)問題時及時與供應商進行聯(lián)系保修等方面的事宜。